et et

Tartu Hoiu-laenuühistu finantskool. Rahakool

Seksuaaltervise kool

Õigusabikool

NAISELT NAISELE. MEHELT MEHELE

Moekool

Autokoolid

Kuhu minna õppima. Õppematerjalid

Kuidas kindlustada lapse materiaalne tulevik



turvakood

Sekretärid

Kool.ee-haridusportaal :: Sekretärid Ei ole olemas kasutusjuhendit eluks. Õnneks on olemas www.kool.eeSekretärid,Koolilaen, energialaen, matuselaen, matemaatika, ekool, e-kool, füüsika, ajalugu, seks, abort, laen

Sekretärid

OLULISED MOMENDID

  • Organisatsiooni dokumendihalduse korraldamine ja selle kaudu organisatsiooni töö efektiivsuse tagamine
  • Eelduseks täpsus ja korrektsus

TÖÖ ISELOOM

Sekretäri töö on äärmiselt tänuväärne amet – hea sekretäri teeneks on see, kui kogu asjaajamine ja kontorikorraldus laabub tõrgeteta ning juhid ja spetsialistid võivad muretult pühenduda oma põhitööle. Ta oskab asutuses luua sõbraliku ja positiivse õhkkonna, mis soodustab efektiivset tööd, kuid ei jää märkamata ka külalistele. Sekretär on ühenduslüliks kontori ja välismaailma vahel.

Sekretäri kutsealal võib eristada ameteid:

  • Sekretär- juhiabi
  • Juhatuse sekretär
  • Nõukogu sekretär
  • Sekretär-asjaajaja
  • Sekretär
  • Sekretär-assistent
  • Kohtukolleegiumi sekretär
  • Referent
  • Sekretär-stenografist
  • Tekstitöötlussekretär
  • Sekretär-personalitöötaja
  • Sekretär-raamatupidaja
  • Reisisekretär.

Sekretärid tegelevad ettevõtte/organisatsiooni dokumendihalduse ning nii asutusesisese kui asutustevaheliste suhete korraldamisega. Nende kohustuseks on juhi/juhtide poolt antud ülesannete täitmine. Sekretärist oleneb juhtide ja teiste töötajate vaheline infoside, ta on esmases kontaktis ettevõtte külaliste ja klientidega. Sekretäri ülesanded võivad olenevalt konkreetsest töökohast olla erinevad.

Sekretäri põhilised tööülesanded:

  • Vastab sissetulevatele telefonikõnedele, edastab vastava informatsiooni, võimalusel annab ise vastuseid
  • Hoolitseb kirjavahetuse eest – sorteerib saabunud posti, suunab posti konkreetsele saajale, koostab kirju ja vastuseid ning saadab need siis kas posti, interneti või faksi teel adressaadile
  • Vastutab kontorikorralduse eest - tellib vajaminevaid kontoritarbeid ja esitab raamatupidamisele sellekohased arved
  • Hoolitseb töö- ja ametilähetustega seotud asjaajamise eest - hangib viisad ja piletid ning vormistab vastavad käskkirjad
  • Täidab juhi korraldusel ühekordseid ülesandeid. Siia hulka kuuluvad koosolekute protokollimine,paljundustööde tegemine, ajakirjanduse tellimine, külaliste esmane vastuvõtt ja kohvi serveerimine, samuti juhi kohtumiste kokkuleppimine ja kooskõlastamine ning väiksemate vastuvõttude ja kohtumiste korraldamine.

Tänapäeva sekretäridelt oodatakse sageli enamat kui ainult ülaltoodud ülesannete täitmist. Juhi-abina tuleb sekretäril tegeleda juba märksa keerukamate probleemidega. Ta peab valdama valdkonna terminoloogiat ja tundma seadusandlust, et vormistada vajaminevat dokumentatsiooni.

TÖÖTINGIMUSED keskkond- vahendid/materjalid - tööaeg

Sekretäride töökohaks on tavaliselt kontor. Sekretäride töökeskkond peab olema puhas, hea valgustuse, hea ventilatsiooni ja vajaliku temperatuuriga, õhutatud ning mõjuma nii töötajale kui asutuse / ettevõtte külastajale meeldivalt ja turvaliselt. Arvestada tuleb sellega, et töö toimub inimeste keskel, teiste silma all. Sekretär on see, keda inimesed kontorisse sisenedes kõige esimesena kohtavad, mistõttu kasutatakse sekretäride puhul tihti märksõna “kontori visiitkaart“. Sekretär peab olema valmis pidevalt inimestega suhtlema, olema kõigile nähtav. Olenevalt sekretäritöö kvalifikatsioonist on sekretäride töötingimused erinevad, seega võib sekretäri töölaua asukohaks olla nii asutuse fuajee kui ka selleks eraldi ettenähtud töökabinet.

Kuna töö on valdavalt istuva loomuga, võivad sellest tulenevalt kimbutama hakata seljahädad ja teised vähesest liikuvusest tingitud tervisehäired. Suur koormus langeb ka silmadele, sest põhiline töö toimub arvutiekraani ees.

Sekretäride peamised töövahendid on erinevad kontoritarbed, sidepidamisvahendid ja bürootehnika.

Tööpäeva 8-tunnine pikkus ja töönädala kestus esmaspäevast reedeni ei ole üldine. Sõltuvalt ettevõtte tegevusalast võivad tööpäevad ka pikemad olla, mistõttu ei ole harvad juhused, kui tuleb tööl käia ka puhkepäeviti. Ületundide tasustamist ja kohalolekut puhkepäevade ajal reguleerib vastav seadusandlus ning sõlmitud tööleping.

KUTSENÕUDED JA -EELDUSED

Sekretäritöö kvalifikatsiooniga töötaja peab:

  • olema võimeline korrektselt väljendama ja esitama oma mõtteid ja ideid nii suuliselt kui ka kirjalikult
  • teadma ja oskama vormistada kõiki haldusdokumente vastavalt kehtivatele standarditele
  • valdama kõrgtasemel eesti keelt
  • oskama käituda korrektselt, tundma etiketti ja suhtlemispsühholoogiat
  • tundma ja oskama käsitseda kaasaegset bürootehnikat
  • orienteeruma majandusküsimustes ja tundma majanduse ning turunduse aluseid
  • omama teadmisi seadusandluse alustest
  • omama ülevaadet personalitöö alustest ja oskama vormistada vastavat dokumentatsiooni
  • omama teadmisi arhiivitööst
  • oskama koostada ametialaseid kirju ka võõrkeeltes (olenevalt ettevalmistusest ja tööleasumise tingimustest võivad need olla muidugi erinevad)
  • oskama teksti- ja tabelitöötlust
  • oskama kasutada Internetti
  • orienteeruma olulistes kultuuridevahelistes erinevustes
  • oskama suhelda klientidega ning oma kaastöötajatega, teha meeskonnatööd
  • tundma tööohutust ja töötervishoidu.

Sekretäride lisaoskustena käsitletakse teadmisi personalitööst, raamatupidamisest ja ilukirjast. Tööleasumisel võivad teatava eelise anda ka autojuhiload. Väiksemates asutustes/ettevõtetes võib sekretäri tööülesandeid täita ka sekretär-raamatupidaja, kes on eriala omandamise käigus läbinud ka sekretäritööks vajalikud põhikursused.

Sekretäritöös tulevad kasuks järgmised isikuomadused ja võimed:

  • väga hea suhtlemisoskus
  • korrektsus - täidab kõik tööülesanded nõuetekohaselt, riietus ja välimus väga korrektsed
  • iseseisvus - korraldab ise oma tööd, teab, kust leida vajalikku infot (valdab erinevate infoallikate kasutamist)
  • kohusetundlikkus - täidab kõik ülesanded nõuetekohaselt ka siis, kui see vajab lisapingutusi
  • otsustamisvõimelisus - suudab määrata ülesannete täitmise õige järjekorra; oskab aega õigesti planeerida; teab, mis on firma või asutuse elus enam ja mis vähem tähtis
  • abivalmidus - võtab täiendavaid ülesandeid ka väljaspool otseseid kohustusi. Annab kasulikku informatsiooni ka sellistele pöördujatele, kes ei ole firma või asutusega otseselt seotud (nn juhuslikud pöördujad)
  • algatusvõimelisus - pakub tööülesannetele uusi lahendusi, jälgib uudiseid ning kasutab kasulikku oma töös, soovitab seda kolleegidele
  • operatiivsus - suudab korraldada oma tööd nii, et kõik asjad on õigel ajal valmis organiseerimisvõimelisus - oskab rakendada oma ülesannete täitmisel teisi töötajaid või alltöövõtjaid
  • paindlikkus.

Sekretäri tööd hinnatakse selle järgi, kuivõrd peab ta oma kohustuste täitmisel kinni tähtaegadest ja kas ta järgib kutse-eetika põhimõtteid. Sekretärilt oodatakse asjaajamises süsteemsust, korrektsust ja täpsust, lojaalsust oma asutusele/organisatsioonile ja kindlasti sõbralikkust ning positiivset ellusuhtumist. Kasuks tulevad veel kohanemisvõimelisus, kehtestavus, tasakaalukus, tolerantsus, süsteemsus, avatus, verbaalne võimekus, empaatilisus, loogilisus ja analüüsioskus.

Kutseoskusnõuded sekretärile ja juhi-abile on kinnitatud kutsestandardites Juhiabi III, IV ja Sekretär I, II

HARIDUS JA VÄLJAÕPE

Sekretäril peab olema vähemalt keskharidus, kõrgema taseme sekretäridelt eeldatakse aga kutse- või rakendusliku kõrghariduse olemasolu.

Sekretäritöö erialase väljaõppe omandamiseks vajalik baasharidus on keskharidus.Kutset on võimalik omandada erinevates kutsekeskkoolides ja kutsehariduskeskustes üle Eesti. Kõrgemat erialastharidust saab omandada rakenduslikes kõrgkoolides, mille läbides ja kogemustepagasi kasvatades on võimalik spetsialiseeruda nt sekretär-juhiabi erialale.

Sekretäritöö õppekava läbimine kutsekoolides kestab üldjuhul kaks aastat. Õppekava peamised ained on:

  • sekretäritöö
  • asjaajamine
  • infotöötlus
  • arvutikiri
  • majandus (ettevõtlusalused jms)
  • raamatupidamine jaraamatupidamine arvutil
  • arhiivindus
  • suhtlemispsühholoogia
  • töökeskkond ja tervishoid
  • politoloogia
  • rahvaste erinevus
  • võõrkeeled
  • eesti keel

Praktikakohad tuleb õpilasel enamasti endal leida, kuid kutsehariduskeskustel on viimastel aastate praktika tulemusena väljakujunenud head partnerlussuhted ka erinevate riiklike ja erasektori asutustega.

Haridus- ja Teadusministeeriumi Õppekavade registrist saab informatsiooni õppekavade kohta, mille alusel toimub või on toimunud õpe Eesti haridussüsteemis, va üld-, huviala- ja täiendushariduse õppekavad.

Erakutseõppeasutusse õppima asumisel on oluline veenduda, kas koolil on kehtiv koolitusluba, mis annab õiguse viia läbi õpet konkreetse õppekava järgi.

Koolinoortele, kes soovivad tulevikus asuda tööle sekretärina, tuleb üldhariduskooli õppeainetest pöörata tähelepanu eesti keelele, võõrkeeltele ja arvutiõpetusele.

TÖÖVÄLJAVAATED

Sekretärid võivad töötada nii riigi-, era- kui kolmandas sektoris. Neid vajatakse väga erinevate tegevusvaldkondadega tegelevates asutustes ja ettevõtetes. Seega võib sekretär tööd leida nii koolis, pangas, riigiasutuses kui ka remondi- või koristusteenuseid pakkuvas firmas.Nõudlus sekretäritöö järele on püsiv.

Tööleasumisel on soodustavaks teguriks erialane väljaõpe ning eelnev töökogemus sekretärina.

2000.a. rahvaloenduse andmetel oli sekretäri kutsealal hõivatud ca 8000 töötajat.

2003.a. vahendati riiklike tööhõiveametite kaudu sekretäritööpakkumisi 128. Samas registreeritud tööotsijatest 2071 soovis saada tööd sekretärina.

Karjääriväljavaatena võib käsitleda spetsialiseerumist keskastme juhi (nt personalijuhi) assistendiks või keskastme juhiks.

LÄHEDASED AMETID

Sekretäritöö lähedased ametid on:

  • administraator (nt hotellides jms)
  • personalitöötaja
  • reisibürootöötaja
  • raamatupidaja
  • andmesisestaja
  • teabeteenindusametnik
  • klienditeenindaja.

PALK JA MUUD SOODUSTUSED

Sekretäridele makstakse üldjuhul palka põhipalga alusel. Tihti lisandub sellele ka tulemuspalk. Makstakse ka erinevaid garanteeritud lisatasusid (näiteks jõulupreemia, puhkuse lisatasu jmt).

Enamlevinud soodustusteks on asutuse/ettevõtte ühisüritused, koolitused, ametiauto kasutamise võimalus ja mobiiltelefoni kulude katmine.

Internetiportaali http://www.sekretar.ee/ 2002. aastal läbi viidud küsitluse järgi on sekretäride keskmine netopalk 3000-4000 krooni vahel.

TÄIENDAV INFO

Kutsekvalifikatsiooni omistavaks organiks on Eesti Juhi Abi Ühing.

Eesti Juhi Abi Ühing
http://www.juhiabiyhing.ee/
J.Sütiste 21-406, 13419 Tallinn,
Tel:620 2663, 51 21894
Fax:620 2659
E-post: sirjeo@uninet.ee , orvet@staff.ttu.ee

printerisõbralik versioon esita küsimus
viimati toimetatud: 7. 03. 2008. 03:53

Time: 0.0709479 s.